Tunnusten automaattinen passivointi yleiskatsaus
Julkaistu 5.4.24
Roolit, joilla oikeus: Admin, Johto ja Yksikönvetäjät.
Tunnusten automaattinen passivointi on lisäpalvelu, jonka avulla QualityDesk sovellukseen voidaan määritellä milloin käyttämättömät tunnukset passivoidaan.
Lisäpalvelu on hyvä tapa pitää huolta GDPR-ohjeistuksista henkilöstötiedon säilyttämisen puolesta ja passivoida ei-aktiiviset tunnukset. Näin tunnukset poistuvat myös automaattisesti veloitettavavien tunnuksien joukosta.
Palvelu on hinnaltaan 100 € / kuukausi. Ottamalla automaattisen passivoinnin yhdessä automaattisen tietojen poiston kanssa, saat molemmat hintaan 125 € / kuukausi. Palvelun minimisopimusaika on 12 kuukautta.
Palvelu löytyy QualityDeskin Yrityksen asetuksista, jonne pääset sovelluksen oikeasta ylänurkasta omaa nimeä klikkaamalla. (Jatkuu kuvan jälkeen).
Valitse välilehti Tunnusten automaattinen passivointi.
Jos sinulla on palvelu jo käytössä, voit siirtyä käytännön ohjeisiin tästä.
Jos lisäapalvelua ei ole, ja sen haluat sen käyttöön, niin pääset ilmoittamaan halukkuuden klikkaamalla ilmoituksesta Aktivoi.
Tuosta lähtee viesti QualityDesk-supportiin, joka hoitaa mahdollisen sopimisen ja palvelu saadaan sen jälkeen käyttöön.
Palvelu löytyy Yrityksen asetuksista, välilehdeltä Tunnusten automaatinen passivointi.
1) Klikkaa Muokkaa nappia.
2) Valitse kuinka pitkään tunnuksien on oltava käyttämättömät ennen passivointia. Minimiaika on 3 kuukautta.
3) Seuraavaksi valitse, haluatko käyttää valmiiksi luotuja sähköpostimuistutuksia, jotka huomauttavat käyttäjää, joka ei ole kirjautunut sovellukseen määritellyn ajan puitteissa. HUOM! Muistutuviestit alkavat määritellyn aja tullessa voimaan. Näin itse passivointi tapahtuu kahden viikon jälkeen määritellyn ajan jälkeen.
4) Jos haluat lähettää tiedon passivoiduista käyttäjistä muille tahoille kuin pelkästään Admin käyttäjille, määrittele sähköpostit tähän. Admin käyttäjät saavat viesti passivoiduista automaattisesti, joten heitä ei tarvitse lisätä erikseen.
5) Lopuksi Tallenna
Tämän jälkeen tunnusten passivoinnit tapahtuvat määritelmien mukaisesti. Sovellus tarkistaa kaikkien käyttäjien aktiivisuuden aina jokaisen viikon sunnuntaina ja laittaa tällöin muistutusviestit jos ne ovat päällä ja passivoi tunnukset, jos viestit eivät ole päällä tai niitä on lähetetty jo kaksi kappaletta (alla sähköpostimuistutusten kuvaus).
Jos valitset käyttöösi sovelluksen sähköpostimuistutukset passiivisille käyttäjille, niin ne toimivat seuravasti.
Ensimmäinen viesti lähtee siitä hetkestä, kun passivointiaika tulee täyteen. Jos käyttäjä kirjautuu sovellukseen, passivointiprosessi loppuu ja käyttävä voi jatkaa sovelluksen käyttöä.
Jos käyttäjä ei kirjaudu sovellukseen, lähtee hänelle toinen viesti viikko ensimmäisen muistutuksen jälkeen.
Jos käyttäjä ei kirjaudu viikon sisällä viimeisimmästä viestistä, tunnus passivoituu ja passivoinnista lähtee viestiä Admin käyttäjille, sekä erikseen mahdollisesti määritellyille vastaanottajille.
Passivoituneet tunnukset ja data niiden takana säilyy passivoidun profiilissa.
Passivoidun käyttäjän tulokset eivät näy raporteilla.
Passivoitunut käyttäjä ei voi kirjautua sovellukseen passivoinnin jälkeen (Pois lukien AD-integraation käyttäjät).
Passivoidun käyttäjän voi Aktivoida takaisin käyttöön.
Passivoidun profiilin voi poistaa manuaalisesti, tai ottaa käytttöön tietojen automaattinen poisto, jonka avulla poistot voi tehdä halutuin aikavälein.
Roolit, joilla oikeus: Admin, Johto ja Yksikönvetäjät.
Tunnusten automaattinen passivointi on lisäpalvelu, jonka avulla QualityDesk sovellukseen voidaan määritellä milloin käyttämättömät tunnukset passivoidaan.
Lisäpalvelu on hyvä tapa pitää huolta GDPR-ohjeistuksista henkilöstötiedon säilyttämisen puolesta ja passivoida ei-aktiiviset tunnukset. Näin tunnukset poistuvat myös automaattisesti veloitettavavien tunnuksien joukosta.
Palvelu on hinnaltaan 100 € / kuukausi. Ottamalla automaattisen passivoinnin yhdessä automaattisen tietojen poiston kanssa, saat molemmat hintaan 125 € / kuukausi. Palvelun minimisopimusaika on 12 kuukautta.
Palvelu löytyy QualityDeskin Yrityksen asetuksista, jonne pääset sovelluksen oikeasta ylänurkasta omaa nimeä klikkaamalla. (Jatkuu kuvan jälkeen).
Palvelun tilaus
Valitse välilehti Tunnusten automaattinen passivointi.
Jos sinulla on palvelu jo käytössä, voit siirtyä käytännön ohjeisiin tästä.
Jos lisäapalvelua ei ole, ja sen haluat sen käyttöön, niin pääset ilmoittamaan halukkuuden klikkaamalla ilmoituksesta Aktivoi.
Tuosta lähtee viesti QualityDesk-supportiin, joka hoitaa mahdollisen sopimisen ja palvelu saadaan sen jälkeen käyttöön.
Automaattisen passivoinnin määritykset.
Palvelu löytyy Yrityksen asetuksista, välilehdeltä Tunnusten automaatinen passivointi.
1) Klikkaa Muokkaa nappia.
2) Valitse kuinka pitkään tunnuksien on oltava käyttämättömät ennen passivointia. Minimiaika on 3 kuukautta.
3) Seuraavaksi valitse, haluatko käyttää valmiiksi luotuja sähköpostimuistutuksia, jotka huomauttavat käyttäjää, joka ei ole kirjautunut sovellukseen määritellyn ajan puitteissa. HUOM! Muistutuviestit alkavat määritellyn aja tullessa voimaan. Näin itse passivointi tapahtuu kahden viikon jälkeen määritellyn ajan jälkeen.
4) Jos haluat lähettää tiedon passivoiduista käyttäjistä muille tahoille kuin pelkästään Admin käyttäjille, määrittele sähköpostit tähän. Admin käyttäjät saavat viesti passivoiduista automaattisesti, joten heitä ei tarvitse lisätä erikseen.
5) Lopuksi Tallenna
Tämän jälkeen tunnusten passivoinnit tapahtuvat määritelmien mukaisesti. Sovellus tarkistaa kaikkien käyttäjien aktiivisuuden aina jokaisen viikon sunnuntaina ja laittaa tällöin muistutusviestit jos ne ovat päällä ja passivoi tunnukset, jos viestit eivät ole päällä tai niitä on lähetetty jo kaksi kappaletta (alla sähköpostimuistutusten kuvaus).
Sähköpostimuistutukset
Jos valitset käyttöösi sovelluksen sähköpostimuistutukset passiivisille käyttäjille, niin ne toimivat seuravasti.
Ensimmäinen viesti lähtee siitä hetkestä, kun passivointiaika tulee täyteen. Jos käyttäjä kirjautuu sovellukseen, passivointiprosessi loppuu ja käyttävä voi jatkaa sovelluksen käyttöä.
Jos käyttäjä ei kirjaudu sovellukseen, lähtee hänelle toinen viesti viikko ensimmäisen muistutuksen jälkeen.
Jos käyttäjä ei kirjaudu viikon sisällä viimeisimmästä viestistä, tunnus passivoituu ja passivoinnista lähtee viestiä Admin käyttäjille, sekä erikseen mahdollisesti määritellyille vastaanottajille.
Mitä passivointi tarkoittaa käytännössä
Passivoituneet tunnukset ja data niiden takana säilyy passivoidun profiilissa.
Passivoidun käyttäjän tulokset eivät näy raporteilla.
Passivoitunut käyttäjä ei voi kirjautua sovellukseen passivoinnin jälkeen (Pois lukien AD-integraation käyttäjät).
Passivoidun käyttäjän voi Aktivoida takaisin käyttöön.
Passivoidun profiilin voi poistaa manuaalisesti, tai ottaa käytttöön tietojen automaattinen poisto, jonka avulla poistot voi tehdä halutuin aikavälein.
Päivitetty: 07/08/2024
Kiitos!