6. Tunnusten automaattinen passivointi
Roolit, joilla oikeus: Yksikönvetäjä, Johtaja ja Admin -käyttäjä
Tunnusten automaattisella passvioinnilla voidaan helposti määritellä tunnuksien passivoin jos tunnusta ei ole käytetty sovelluksessa tietyn aikaa. Näin voitte rajoittaa sovellukseen pääsyä vanjojen tunnusten osalta ja saada epäaktiiviset tunnukset pois laskutuksesta. Jos käytössänne ei ole tätä ominaisuutta, voit katsoa lisätietoa tilaamisesta tämän linkin kautta.
Palvelu löytyy Yrityksen asetuksista, välilehdeltä Tunnusten automaatinen passivointi.
1) Klikkaa Muokkaa nappia.
2) Valitse kuinka pitkään tunnuksien on oltava käyttämättömät ennen passivointia. Minimiaika on 1 kuukausi ja voit valita eri ajat Työntekijöille ja Esihenkilötunnuksille.
3) Seuraavaksi valitse, haluatko käyttää valmiiksi luotuja sähköpostimuistutuksia, jotka huomauttavat käyttäjää, joka ei ole kirjautunut sovellukseen määritellyn ajan puitteissa. HUOM! Muistutuviestit alkavat määritellyn ajan tullessa voimaan. Näin itse passivointi tapahtuu kahden viikon jälkeen määritellyn ajan jälkeen.
4) Jos haluat lähettää tiedon passivoiduista käyttäjistä muille tahoille kuin pelkästään Admin käyttäjille, määrittele sähköpostit tähän. Admin käyttäjät saavat viesti passivoiduista automaattisesti, joten heitä ei tarvitse lisätä erikseen.
5) Lopuksi Tallenna
Tämän jälkeen tunnusten passivoinnit tapahtuvat määritelmien mukaisesti. Sovellus tarkistaa kaikkien käyttäjien aktiivisuuden aina jokaisen viikon sunnuntaina ja laittaa tällöin muistutusviestit jos ne ovat päällä ja passivoi tunnukset, jos viestit eivät ole päällä tai niitä on lähetetty jo kaksi kappaletta (alla sähköpostimuistutusten kuvaus).
Jos valitset käyttöösi sovelluksen sähköpostimuistutukset passiivisille käyttäjille, niin ne toimivat seuravasti.
Ensimmäinen viesti lähtee siitä hetkestä, kun passivointiaika tulee täyteen. Jos käyttäjä kirjautuu sovellukseen, passivointiprosessi loppuu ja käyttävä voi jatkaa sovelluksen käyttöä.
Jos käyttäjä ei kirjaudu sovellukseen, lähtee hänelle toinen viesti viikko ensimmäisen muistutuksen jälkeen.
Jos käyttäjä ei kirjaudu viikon sisällä viimeisimmästä viestistä, tunnus passivoituu ja passivoinnista lähtee viestiä Admin käyttäjille, sekä erikseen mahdollisesti määritellyille vastaanottajille.
Passivoituneet tunnukset ja data niiden takana säilyy passivoidun profiilissa.
Passivoidun käyttäjän tulokset eivät näy raporteilla.
Passivoitunut käyttäjä ei voi kirjautua sovellukseen passivoinnin jälkeen.
Passivoidun käyttäjän voi Aktivoida takaisin käyttöön.
Passivoidun profiilin voi poistaa manuaalisesti, tai ottaa käyttöön Tietojen automaattinen poisto -palvelu, jonka avulla poistot tehdään automaattisesti halutuin aikavälein.
Tunnusten automaattisella passvioinnilla voidaan helposti määritellä tunnuksien passivoin jos tunnusta ei ole käytetty sovelluksessa tietyn aikaa. Näin voitte rajoittaa sovellukseen pääsyä vanjojen tunnusten osalta ja saada epäaktiiviset tunnukset pois laskutuksesta. Jos käytössänne ei ole tätä ominaisuutta, voit katsoa lisätietoa tilaamisesta tämän linkin kautta.
Automaattisen passivoinnin määritykset.
Palvelu löytyy Yrityksen asetuksista, välilehdeltä Tunnusten automaatinen passivointi.
1) Klikkaa Muokkaa nappia.
2) Valitse kuinka pitkään tunnuksien on oltava käyttämättömät ennen passivointia. Minimiaika on 1 kuukausi ja voit valita eri ajat Työntekijöille ja Esihenkilötunnuksille.
3) Seuraavaksi valitse, haluatko käyttää valmiiksi luotuja sähköpostimuistutuksia, jotka huomauttavat käyttäjää, joka ei ole kirjautunut sovellukseen määritellyn ajan puitteissa. HUOM! Muistutuviestit alkavat määritellyn ajan tullessa voimaan. Näin itse passivointi tapahtuu kahden viikon jälkeen määritellyn ajan jälkeen.
4) Jos haluat lähettää tiedon passivoiduista käyttäjistä muille tahoille kuin pelkästään Admin käyttäjille, määrittele sähköpostit tähän. Admin käyttäjät saavat viesti passivoiduista automaattisesti, joten heitä ei tarvitse lisätä erikseen.
5) Lopuksi Tallenna
Tämän jälkeen tunnusten passivoinnit tapahtuvat määritelmien mukaisesti. Sovellus tarkistaa kaikkien käyttäjien aktiivisuuden aina jokaisen viikon sunnuntaina ja laittaa tällöin muistutusviestit jos ne ovat päällä ja passivoi tunnukset, jos viestit eivät ole päällä tai niitä on lähetetty jo kaksi kappaletta (alla sähköpostimuistutusten kuvaus).
Sähköpostimuistutukset
Jos valitset käyttöösi sovelluksen sähköpostimuistutukset passiivisille käyttäjille, niin ne toimivat seuravasti.
Ensimmäinen viesti lähtee siitä hetkestä, kun passivointiaika tulee täyteen. Jos käyttäjä kirjautuu sovellukseen, passivointiprosessi loppuu ja käyttävä voi jatkaa sovelluksen käyttöä.
Jos käyttäjä ei kirjaudu sovellukseen, lähtee hänelle toinen viesti viikko ensimmäisen muistutuksen jälkeen.
Jos käyttäjä ei kirjaudu viikon sisällä viimeisimmästä viestistä, tunnus passivoituu ja passivoinnista lähtee viestiä Admin käyttäjille, sekä erikseen mahdollisesti määritellyille vastaanottajille.
Mitä passivointi tarkoittaa käytännössä
Passivoituneet tunnukset ja data niiden takana säilyy passivoidun profiilissa.
Passivoidun käyttäjän tulokset eivät näy raporteilla.
Passivoitunut käyttäjä ei voi kirjautua sovellukseen passivoinnin jälkeen.
Passivoidun käyttäjän voi Aktivoida takaisin käyttöön.
Passivoidun profiilin voi poistaa manuaalisesti, tai ottaa käyttöön Tietojen automaattinen poisto -palvelu, jonka avulla poistot tehdään automaattisesti halutuin aikavälein.
Päivitetty: 05/02/2025
Kiitos!